Pengertian Surat Dinas, Struktur, Unsur, Syarat, Jenis, dan Contohnya – Hampir setiap orang tak asing lagi ketika ditanya apa itu surat. Pesan berbentuk tulisan satu ini memang sudah menjadi bagian komunikasi di tengah masyarakat. Mulai dari instansi perkantoran, sekolahan, pelaku usaha, hingga kalangna muda pun memakainya untuk maksud dan tujuan tertentu. Nah, tugas kalian sebagai siswa adalah menghafal berbagai jenis surat yang terbagi menjadi resmi dan tidak resmi.
Apa pengertian surat dinas itu? Surat dinas dapat didefinisikan sebagai surat resmi untuk kepentingan dinas yang dikeluarkan oleh lembaga atau instansi tertentu. Surat dinas tersebut juga dapat diartikan sebagai surat resmi yang isinya berkaitan dengan hal hal kedinasan dalam instansi atau lembaga tertentu. Di dalam surat ini terdapat beberapa unsur, syarat dan jenisnya sendiri. Lantas apa saja unsur unsur surat dinas? Apa saja syarat surat dinas? Apa saja jenis jenis surat dinas? Bagaimana contoh surat dinas yang baik dan benar? Pada dasarnya pengeluaran jenis surat ini untuk kepentingan tertentu yang berhubungan dengan instansi swasta dan pemerintah.
 |
| Membuat Surat Dinas yang Baik dan Benar |
Pengeluaran surat dinas bertujuan untuk menyampaikan kepentingan pemberitahuan kepada staff lembaga atau instansi terkait mengenai pengumuman, izin, penugasan dan sebagainya. Surat dinas tersebut tergolong dalam kategori surat resmi karena format penulisannya bersifat khusus serta menggunakan bahasa resmi atau baku dan berbentuk formal. Pada kesempatan kali ini saya akan menjelaskan tentang pengertian surat dinas, unsur unsur surat dinas, syarat surat dinas, contoh surat dinas, dan jenis jenis surat dinas lengkap. Untuk lebih jelasnya dapat anda simak di bawah ini.
Surat adalah bentuk formal komunikasi tertulis yang masih dipakai dan tak lekang oleh jaman. Fungsi surat sendiri adalah sebagai media penyampai informasi baik secara formal maupun informal. Kalangan muda biasanya memakai surat untuk menuliskan isi hati yang tak bisa diungkapkan secara lisan. Tapi bagi kalangan profesional serta kantoran surat biasa dipakai untuk memberikan perintah serta pemberitahuan.
Surat sendiri bisa kita bagi menjadi dua jenis berdasarkan legalistasnya yakni surat resmi dan tidak resmi. Nah, surat dinas termasuk resmi karena memiliki berbagai unsur legalitas seperti kop surat, nomor edar, tanda tangan/stempel. Contoh surat dinas tak banyak kita jumpai karena ruang lingkup edarnya terbatas hanya ada di perkantoran, sekolahan, dan perusahaan saja. Meski demikian kalian masih bisa mempelajari unsur-unsur serta syarat surat resmi tersebut dari penjelasan guru serta buku LKS.
Materi surat menyurat sebenarnya sudah mulai diajarkan pada siswa ketika menginjak bangku sekolah menengah. Seluruh aspek mulai dari unsur, syarat, dan contoh lengkapnya bisa kita baca sendiri di buku pedoman bahasa. Di lain sisi, guru pun juga akan mengajarkan materi tersebut secara intens sebagai bentuk pembekalan. Tujuannya tak lain agar siswa tak kesulitan ketika diminta menuebutkan definisi, syarat, contoh, maupun struktur surat dinas ketika ujian.
Apa Itu Surat Dinas
Sebagian orang memiliki asumsi bahwa definisi surat dinas adalah jenis surat yang hanya beredar di lingkup perkantoran saja. Padahal anggapan ini salah besar karena pengertian tersebut menurut saya terlalu sempit. Meski sudah tertulis di LKS tapi ternyata masih banyak siswa kewalahan ketika mendapat pertanyaan demikian.
Apa itu surat dinas? inilah pertanyaan yang sering diajukan oleh siswa. Pengertian surat dinas menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia) ialah surat yang bebas dari biaya serta dikeluarkan oleh instansi, kantor pemerintah, atau lembaga resmi lainnya. Surat dinas ini berisi hal-hal yang sifatnya kedinasan, baik lembaga swasta ataupun pemerintah.
Hal ini dikarenakan kedinasan tersebut tidak hanya ditujukan kepada lembaga pemerintahan, melainkan juga berlaku untuk lembaga atau instansi swasta. Pada dasarnya isi surat dinas dapat berupa urusan tertentu seperti pemberian izin, pemberian tugas, penyampaian pengumuman dan sebagainya. Definisi tersebut cukup valid karena sudah terangkum dalam buku pedoman bahasa indonesia.
Ciri-Ciri Surat Dinas
Dengan memperhatikan struktur surat dinas sebenarnya kita bisa mengidentifikasi karakteristik dan langsung membedakannya dengan jenis surat resmi lain. Meski terkesan mudah tapi hal ini tak disadari oleh sebagian siswa sehingga membuat saya tergelitik untuk menyimpulkan sendiri ciri-cirinya.
Berdasarkan pengertian surat dinas di atas dapat kita simpulkan bahwa jenis surat resmi ini berisi hal-hal kedinasan atau kepentingan tugas yang dikeluarkan oleh satu pihak untuk dikirim ke pihak lain. Agar jenis surat ini dapat dibedakan dengan jenis surat resmi lainnya, maka surat dinas memiliki ciri cirinya sendiri. Adapun ciri ciri surat dinas yaitu meliputi:
- Memiliki kop surat yang berisi nama lembaga atau instansi.
- Memiliki lampiran dan nomor surat.
- Memiliki salam pembuka dan salam penutup.
- Bahasa yang digunakan bersifat resmi karena tergolong dalam kategori surat resmi.
- Dalam surat dinas terdapat stempel dari lembaga atau instansi tertentu.
Syarat Surat Dinas
Untuk membuat contoh surat dinas yang baik dan benar kalian harus mengetahui beberapa syarat yang dimiliki oleh jenis surat ini. Setelah membahas tentang pengertian surat dinas, selanjutnya saya akan menjelaskan tentang syarat syarat surat dinas yaitu diantaranya:
- Surat dinas memiliki format yang teratur sesuai dengan format surat resmi pada umumnya.
- Surat dinas memiliki isi yang langsung pada intinya sehingga penyampaian isi tidak terlalu panjang.
- Menggunakan bahasa yang mudah dipahami pembaca, resmi, dan sopan.
- Surat dinas ini harus dapat dijadikan sebagai gambaran dari lembaga atau instansi yang membuatnya.
Pada penjelasan di atas kalian sudah mengetahui berbagai syarat surat dinas yang wajib terpenuhi. Tapi akalah kalian tau tujuan serta fungsinya? jika belum maka simaklah beberapa poin di bawah. Karena saya akan menyampaikan fungsi surat dinas resmi meliputi:
- Untuk dasar dalam pekerjaan seperti surat pengambilan keputusan, surat instruksi, maupun surat pemberian izin.
- Sebagai media pengingat karena dalam instansi biasanya surat dinas selalu diarsipkan.
- Untuk bukti sebuah lembaga atau instansi dapat berkembang.
- Untuk media bukti, khususnya surat perjanjian.
Unsur dan Struktur Surat Dinas
Sebelum saya menjelaskan setiap unsurnya, alangkah baiknya kalian memperhatikan struktur surat dinas yang baik dan benar pada gambar di bawah. Perhatikanlah setiap bagian surat dinas tersebut sesuai nomor yang sudah saya cantumkan:
 |
| Bagian Bagian dalam Surat Dinas |
Kop Surat (Kepala Surat)
Unsur surat dinas yang pertama ialah kop surat atau kepala surat. Kop surat adalah bagian paling atas dalam surat resmi ini. Pada dasarnya surat resmi dan surat tidak resmi dapat diketahui perbedaannya melalui ada tidaknya kop surat tersebut. Kop surat tersusun oleh alamat, logo dan nama lembaga atau instansi tertentu. Kop surat ini dapat dijadikan sebagai ciri khas tertentu dalam sebuah organisasi atau induk organisasi.
Tanggal Surat
Bagian surat dinas selanjutnya ialah tanggal surat. Tanggal surat ini terdiri dari nama tempat dan tanggal pembuatan surat itu sendiri.
Nomor Surat
Unsur surat dinas selanjutnya ialah nomor surat. Nomor dalam surat dinas tersebut tersusun oleh tahun pembuatan surat, nomor urut pengeluaran surat, kode dan identitas lembaga atau instansi tertentu.
Lampiran
Bagian surat dinas selanjutnya ialah lampiran. Lampiran ialah lembaran yang berisi tambahan lampiran seperti dokumen atau lembaran kertas lain. Namun jika dalam surat tersebut tidak memiliki lampiran maka dapat diisi dengan tanda strip saja.
Hal atau Perihal
Unsur surat dinas selanjutnya ialah hal atau perihal. Dalam pengertian surat dinas dijelaskan bahwa jenis surat ini berkaitan dengan hal hal kedinasan. Untuk itu keperluan dinas tersebut ditulis dalam perihal ini. Perihal surat ialah bagian yang mengandung isi utama dalam surat tersebut seperti untuk apa surat diberikan atau untuk siapa surat ini ditujukan.
Alamat
Bagian surat dinas selanjutnya ialah alamat. Alamat surat dinas dapat ditulis menggunakan dua metode yakni untuk instansi lain ataupun untuk perorangan. Apabila jenis suratnya rahasia maka tidak perlu menggunakan kata “kepada” dalam alamat surat dikarenakan dalam amplop tersebut sudah dituliskan kata ini. Namun apabila surat tersebut bersifat terbuka maka menggunakan kata “kepada” yang disertai dengan nama instansi dibelakangnya. Apabila surat dinas untuk orang banyak maka menggunakan kata “Yth”, “Bapak”, atau “Ibu” sesuai dengan jabatan penerima suratnya.
Salam Pembuka
Pembukaan yang diawali dengan salam menjadi struktur urat dinas yang tak boleh kalian lewatkan. Walaupun tak berisi poin penting pembicaraan tapi unsur satu ini memberikan kesan baik kepada pembacanya. Lewat salam pembuka kalian bisa memperlihatkan rasa hormat, niat baik, serta sikap santun.
Isi Surat
Poin sekaligus unsur surat dinas paling utama terletak di isi. Pada bagian inilah seluruh kepentingan yang berhubungan dengan tujuan pengiriman diutarakan oleh penulis. Ketika menulis isi siswa benar-benar harus menggunakan bahasa formal yang sopan. Selain itu isi surat juga harus dibuat secara singkat, padat, dan mudah dipahami.
Salam Penutup
Bagian surat dinas selanjutnya ialah salam penutup. Salam penutup ialah kalimat terakhir dari isi suratnya. Misalnya ucapan “atas perhatian bapak/ibu kami ucapkan terimakasih“. Jika ingin terlihat lebih profesional kalian bisa memakai kalimat “Semoga surat ini bisa menjadi pertimbangan dan perhatian bapak/ibu“.
Pengirim
Saat menulis surat resmi kalian tidak boleh melupakan unsur penting ini begitu saja. Pengirim mengindikasikan identitas yang menulis serta orang yang berkepentingan. Dalam pengirim ini terdapat nama terang, stempel instansi, dan tanda tangan.
Tembusan
Salah satu unsur yang membedakan surat resmi dan tak resmi terletak pada bagian tembusan. Tembusan mengacu pada salinan surat yang diberikan kepada pihak lain membutuhkan selain kepada yang dialamatkan dalam surat tersebut.
Jenis Surat Dinas
Setelah membahas tentang pengertian surat dinas, berbagai syarat, dan struktur surat dinas. Selanjutnya saya ingin menjelaskan lebih lanjut jenis surat dinas berdasarkan buku pedoman bahasa. Meski kalian bisa membaca sendiri materinya dari LKS tapi alangkah baiknya kalian simak ulasan di bawah:
- Surat pengumuman ialah surat yang disampaikan kepada khalayak umum sehingga siapapun dapat membaca tanpa harus mengetahui jumlah dan siapa pembacanya.
- Surat Panggilan Kerja ialah surat yang berguna untuk mengundang atau memanggil seseorang sesuai dengan waktu dan tanggal yang ditentukan untuk menguji tenaga kerja, melakukan wawancara, menawarkan kerjasama proyek dan sebagainya.
- Surat Permohonan Izin ialah jenis surat dinas yang berisi permohonan bantuan atau izin kepada instansi terkait agar dapat melakukan kerjasama.
- Surat Undangan ialah macam surat dinas yang berisi pemberitahuan agar menghadiri acara tertentu dalam tempat dan waktu tertentu untuk ditujukan kepada penerimanya.
- Berita Acara ialah surat laporan yang berisi catatan sebuah peristiwa atau perkara seperti tempat, petunjuk, waktu, keterangan dan tempat kejadian.
- Surat Keterangan ialah surat yang berisi keterangan dari hal hal yang meragukan.
- Surat Keputusan ialah surat yang isinya keputusan agar tidak menyebabkan salah tafsir sehingga keputusan hal tersebut berhubungan dengan kepentingan institusi atau lembaga tersebut.
Contoh Surat Dinas
Memahami setiap unsur dan struktur surat dinas, definisi, syarat, serta jenisnya memang sangatlah penting. Tapi hal yang lebih penting adalah belajar bagaimana cara menulis yang baik dan benar. Karena tak sedikit siswa yang kewalahan ketika guru meminta mereka untuk membuat contoh surat dinas resmi. Berkaca dari masalah ini membuat saya ingin membahas lebih dalam lewat sekulumpulan contoh di bawah.
Dinas Pendidikan Pariwisata dan Kebudayaan
Kabupaen Magelang
________________________________________________________________________________
Magelang, 15 Januari 2019
Nomor : 010/DPD/V/2019
Lampiran : –
Perihal : Undangan
Yth. Sdr. Timin Prawiro
Jl. Magelang Nomor 10
Magelang
Dengan hormat,
Kami bermaksud untuk mengundang saudara dalam rapat DPD yang akan diselenggarakan pada:
Hari, tanggal : Senin, 11 Februari 2019
Waktu : Pukul 10.00 – selesai
Tempat : Gedung Serba Guna, Kabupaten Magelang
Acara : Pembahasan kegiatan Dewan DPD Kabupaten Magelang
Sekian surat undangan yang dapat saya sampaikan. Atas perhatian saudara, saya mengucapkan terima kasih.
Hormat saya,
Kepala Dinas Pariwisata dan Kebudayaan
(Tanda Tangan)
Drs. Panji Dewanto
Contoh Surat Dinas Lainnya
 |
| Contoh Surat Dinas |
Meski contoh surat dinas tak banyak beredar di kalangan publik tapi kalian masih bisa mempelajarinya dari internet. Tak semua surat dinas memiliki format yang sama karena setiap instansi memiliki protokol yang berbeda satu sama lain. Kita masih bisa membedakan surat resmi tersebut dengan cara mengidentifikasi setiap bagian serta struktur di dalamnya.
Sekian penjelasan mengenai pengertian surat dinas, unsur unsur surat dinas, syarat surat dinas, contoh surat dinas, dan jenis jenis surat dinas lengkap. Surat dinas merupakan surat resmi untuk kepentingan dinas yang dikeluarkan oleh lembaga atau instansi tertentu. Semoga artikel ini dapat bermanfaat dan terima kasih telah berkunjung di blog ini.
