Contoh Surat Niaga, Jenis, dan Pengertiannya

Contoh Surat Niaga, Jenis, dan Pengertiannya – Semua orang pasti sudah sangat familiar dengan “apa itu surat”. Bahkan kalian pun mungkin pernah membuat surat untuk berbagai keperluan seperti ijin tidak masuk sekolah, permohonan, pengajuan, dan lain-lain. Surat sendiri merupakan salah satu jenis komunikasi yang dijabarkan dalam bentuk tertulis. Pada dunia bisnis sendiri ada satu jenis surat yang berkaitan erat dengan kegiatan usaha yaitu disebut dengan surat niaga.

Pernahkah kalian melihat contoh surat niaga dalam konteks kehidupan nyata? pasti pernah. Surat niaga ini sering digunakan oleh kebanyakan perusahaan atau pemilik bisnis utuk urusan bisnis mereka.

Surat ini biasanya bersifat intern dan juga ekstern. Secara intern mempunyai arti bahwa surat ini dapat digunakan untuk hubungan antar perusahaan itu sendiri baik dari tingkat pusat sampai kepada cabang-cabangnya. Sedangkan kegunaan secara ekstern yaitu surat itu dapat digunakan untuk hubungan dengan perusahaan-perusahaan lain. Surat niga juga disebut surat bisnis atau surat dagang.

Surat niaga merupakan surat resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan atau badan usaha untuk mencari keuntungan dari kegiatan bisnis. Nah, dalam artikel kali ini kita akan mengulas secara singkat mengenai pengertian, jenis jenis surat niaga, dan contoh singkatnya. Langsung saja simak diawah ini materi tentang surat menyurat di bawah.

Contoh Surat Niaga, Jenis, dan Pengertiannya

Surat menyurat menjadi salah satu materi dasar yang wajib dikuasai oleh semua siswa SMP sampai SMA. Di dalamnya, kalian akan menjumpai berbagai pembahasan berbeda untuk setiap jenis surat. Nah, surat niaga adalah satu dari sekian banyak materi yang menurut saya perlu untuk digaris bawahi.

Mengapa demikian? karena dalam materi ini kalian akan disuguhkan berbagai jenis surat berdasarkan tujuannya. Bukan perkara mudah untuk menghafalnya karena fakta mengatakan masih banyak siswa yang salah membedakan masing-masing jenis surat tersebut.

Dalam konteks pendidikan, kita bisa mempelajari pengertian surat niaga di buku pedoman bahasa. Di lain sisi guru pun biasanya akan menyampaikan penjelasan secara lengkap mengingat jenis surat niaga pasti muncul sebagai butir soal ujian. Tak jarang pula guru meminta siswa untuk menulisnya sendiri sebagai bentuk penugasan.

Meski contoh surat niaga penawaran dan lain sebagainya jarang kita temukan dalam keseharian. Tapi berkat internet kalian bisa mencari referensi berbagai jenis surat niaga. Demikian pula artikel yang akan saya bahas kali ini pun juga akan menjelaskan pengertian surat niaga, jenis jenis, dan contohnya.

Pengertian surat Niaga

Surat Niaga adalah jenis surat yang dibuat khusus untuk kepentingan bisnis atau perdagangan oleh sebuah perusahaan atau pebisnis. Biasanya surat niaga dikeluarkan oleh perusahaan ataupun badan-badan terkait untuk menjalankan usahanya.

Berdasarkan strukturnya kita juga bisa mengartikannya sebagai surat resmi berisi penawaran, penjualan, perjanjian jual beli/jasa, dan lain sebagainya. Teori di atas pun juga dikonfirmasi oleh KBBI yang menyebutnya sebagai surat dagang atau bisnis.

Fungsi surat niaga ini selain untuk komunikasi antar perusahaan atau antar penjual pembeli. Ternyata juga berperan menjadi alat untuk perwakilan pertemuan, alat pengingat, panduan untuk menjalankan tugas dan juga sebagai bahan pertimbangan pengambilan keputusan.

Oleh karenanya, kalian harus menilis contoh surat niaga tersebut secara jelas, menarik, dan mudah dipahami. Tujuannya tak lain agar poin-poin pentingnya lebih mudah tersampaikan.

Pada perusahaan berskala besar, jenis surat niaga itu bahkan bisa dibuat secara massal lalu dikirim kepada lebih dari satu perusahaan secara bersamaan. Tujuannya agar calon konsumen dapat memperoleh beragam penawaran harga atau kualitas. Sehingga bisa jadi pertimbangan tersendiri untuk melakukan aksi (pembelian).

Jenis Jenis Surat Niaga

Berdasarkan tujuannya kita bisa membagi surat noaga menjadi beberapa jenis diantaranya penjualan, perkenalan, penawaran, permintaan, dan sebagainya. Masing-masing tentunya mempunyai pengertian serta fungsi berbeda. Jika kalian belum memahami materi tersebut maka simaklah penjelasan di bawah:

Surat Perkenalan

Surat ini secara umum merupakan media promosi untuk memperkenalkan hasil produksi perusahaan. Dalam surat perkenalan memuat infomasi tentang penjual yang dialamatkan kepada calon pembeli. Biasanya, orang menulis sebuah perkenalan juga sebagai bentuk pendekatan agar produknya bisa diterima di tengah masyarakat.

Baca juga: Pengertian Surat Dinas, Struktur, Unsur, Syarat, Jenis, dan Contohnya

Surat Penawaran

Contoh surat niaga penawaran menjadi salah satu bentuk yang menurut saya paling mudah kita temukan. Jenis surat ini diterbitkan oleh perusahaan untuk menawarkan barang yang dijual. Biasanya surat penawaran akan diterbitkan oleh penjual lalu ditujukan untuk calon pembeli dengan tujuan untuk menawarkan barang atau jasa.

Isi pokok dari surat penawaran adalah informasi tentang barang atau jasa yang mereka tawarkan seperti kualifikasi, harga, serta cara pembayaran. Untuk surat penawaran, pihak penjual harus pandai untuk menawarkan barang atau jasa yang mereka miliki menggunakan bahasa yang menarik dan jelas. Sehingga bisa menarik minat pembeli untuk membeli barang atau jasa yang ditawarkan.

Surat Permintaan Penawaran

Sura permintaan merupakan salah satu jenis surat niaga yang dikirim oleh calon pembeli yang ditujukan kepada penjual. Acara umum isinya adalah permintaan penawaran suatu barang atau jasa kepada penjual. Surat permintaan penawaran ini diterbitkan karena calon pembeli tertarik dengan barang atau jasa yang diinformasikan melalui surat perkenalan.

Namun, surat permintaan penawaran juga bisa dibuat berdasarkan inisiatif perusahaan. Surat permintaan penawaran ini secara umum berisikan permintaan penjelasan secara detail atau rinci tentang suatu produk atau jasa yang hendak dibeli.

Inti utama dari surat ini adalah nama produk, harga, cara pembayaran, serta cara pengiriman atau penyerahan barang. Dalam beberapa kasus, contoh surat niaga berupa permintaan penawaran juga berisikan detail lain terkait suatu produk.

Surat pesanan

Surat pesanan merupakan jenis surat niaga yang diterbitkan oleh pembeli dan ditujukan kepada penjual untuk keperluan pemesanan atau permintaan barang atau jasa yang hendak dibeli. Surat ini biasanya dibuat berdasarkan iklan ataupun surat penawaran yang memang dibutukan diperusahaan.

Inti surat pesanan harus menyertakan nama dan jenis barang yang hendak dibeli. Jasngan lupa pula mencantumkan harganya serta cara pembayaran. Apabila pembayaran melalui transfer bank maka pembeli harus menyertakan bukti transfer dalam surat pesanan.

Surat Perjanjian Jual Beli

Contoh surat niaga perjanjuan jual beli juga bisa kita temukan dengan mudah di tengah masyarakat. Misalnya saat kalian memutuskan beli mobil second lalu membuat perjanjian dengan penjual untuk tidak melakukan blokir pajak terlebih dahulu.

Secara garis besar kita juga bisa mengartikan jenis surat niaga satu ini sebagai akta perjanjian resmi. Dengan kata lain kedua belah pihak harus melakukan tanda tangan di atas materai sebagai bentuk keterikatan.

Surat Perjanjiaan Sewa Menyewa

Salah satu contoh surat perjanjian adalah surat perjanjian sewa menyewa. Surat perjanjian sewa menyewa dibuat oleh dua pihak, yaitu pihak penyewa dan pihak yang menyewakan. Surat perjanjian ini memuat pernyataan tertulis mengenai kesepakatan sewa menyewa yang disetujui kedua belah pihak dan ditandatangani oleh saksi-saksi.

Contoh surat niaga perjanjian pada umumnya memuat identitas resmi kedua pihak yang hendak melakukan transaksi. Surat kesepakatan perjanjian pada umumnya juga mencantumkan pasal-pasal yang berisi hak, kewajiban, dan poin-poin yang harus dipatuhi oleh pihak-pihak yang melakukan transaksi.

Pada bagian akhir surat niaga perjanjian, harus dicantumkan tanda tangan dan nama terang pihak-pihak yang melakukan transaksi serta tanda tangan saksi-saksi yang menyaksikan perjanjian transaksi.

Surat Pengaduan

Jenis surat niaga selanjutnya adalah pengaduan yang notabennya dibuat oleh pembeli. Penyebabnya tak lain karena terjadi masalah atau ketidak sesuaian produk yang diterima. Masalah tersebut terjadi karena produk yang dipesan tidak sesuai dengan barang yang diterima.

Surat Keberatan

Keberatan merujuk pada sebuah sikap penolakan dalam bentuk tertulis. Surat keberatan dapat menjadi sebuah solusi dibalik wujudnya sebuah ketidak sepahaman antara si A dan si B. Surat keberatan merupakan salah satu jenis surat yang bersifat formal.

Surat Permintaan Penangguhan Pembayaran

Contoh surat niaga permintaan penangguhan pembayaran menurut saya cukup unik. Karena surat ini dibuat oleh pembeli yang akan dikirim kepada penjual untuk menunda pembayaran. Nah durasi lamanya penundaaan tersebut bisa disepakati antara kedua belah pihak.

Sementara untuk waktu yang tepat untuk membuat surat penangguhan pembayaran ini yaitu sebelum waktu jatuh tempo pembayaran. Supaya si penjual bisa menentukan apakah surat penangguhan tersebut bisa di setujui atau tidak.

Surat Tagihan

Jenis surat niaga selanjutnya adalah tahihan yang ditulis oleh pihak penjual kepada pembeli. Penyebabnya karena pelanggan tidak mau atau belum melunasi hutangnya atas barang yang telah diterima. Sedangkan jangka waktu atau jatuh tempo pembayaran sudah lewat.

Dalam menyampaikan surat tagihan hendaknya menggunakan bahasa yang formal dan sopan. Hal tersebut bertujuan agar sang penerima tak merasa sakit hati dengan maksud kita.

Surat Edaran

Merupakan surat tertulis yang berisi pemberitahuan resmi yang ditujukan kepada pihak-pihak tertentu di dalam suatu instansi, lembaga, perusahaan atau organisasi. Contoh surat niaga edaran sangatlah sederhana karena bisa kita tulis secara singkat. Cukup masukan poin-poin penting serta tujuan mengapa kita mengedarkan surat tersebut.

Surat Promosi Penjualan

Promosi adalah bentuk komunikasi satu arah yang biasa dilakukan oleh suatu perusahaan. Nah, ada beberapa metode yang bisa kalian ambil untuk menjalankan strategi tersebut. Mulai dari direct promotion, dari mulut ke mulut, hingga mencakup verbal sampai tulisan sekalipun.

Jenis jenis surat niaga ini sebagi cara orang atau badan usaha untuk menarik perhatian khalayak umum terhadap sesuatu produk baik barang maupun jasa dari perusahaan. Cara ini digunakan untuk mempengaruhi minat masyarakat lewat komunikasi tertulis.

Contoh Surat Niaga

Secara garis besar ada banyak sekali contoh surat niaga penawaran, permintaan, hingga perjanjian yang dapat kita pelajari di internet. Berbagai topik serta jenisnya pun bisa kaian pilih sesuai keinginan. Agar kalian lebih paham lagi tentang surat niaga dibawah ini kami sajikan beberapa contoh di bawah:

Contoh Surat Niaga Penawaran

PT CETAR MEMBAHANA
Jl. Jendral Sudirman No. 56
BANDAR LAMPUNG

Bandar Lampung, 06 Januari 2020
Nomor : 58/27/V/2020
Hal : Penawaran Barang
Lamp : 1 lembar brosur

Kepada
Manager PT Citra Persada
Jl. Imam Bonjol No. 60
Jakarta

Dengan hormat,
Berdasarkan apa yang kami amati, perusahaan Saudara saat ini sedang berkembang dengan pesat dan terus mengalami perkembangan yang signifikan. Oleh karena itu, tentunya perkembangan ini harus didukung dengan perlengkapan serta peralatan kantor yang memadai serta sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Dalam kesempatan ini, perusahaan kami ingin menawarkan beberapa produk perlengkapan dan peralatan kantor yang sudah sejaklama menjadi unggulan di perusahaan kami. Bersama dengan surat ini, kami melampirkan satu lembar brosur sebagai bahan pertimbangan untuk Saudara. Kami yakin jika perusahaan Saudara menggunakan produk unggulan dari kami, perusahaan Anda akan semakin bisa bekerja dengan efektif dan efisien sehingga akan terus maju dengan pesat.

Kami juga menawarkan promo spesial untuk perusahaan Saudara yaitu berupa pemberian diskon sebesar 10 % jika Saudara membeli produk kami sebelum tanggal 20 September 2016. Garansi dari produk kami adalah 2 tahun dari setiap produknya. Pembayaran bisa dilakukan dengan membayar uang muka sebesar 40 % dari harga total dan cicilannya dapat diangsur sebanyak 3 kali setelah barang sampai di tempat Anda.

Pembayaran barang-barang yang dipesan bisa dilakukan secara bertahap. Pertama, Saudara bisa membayar uang muka sebanyak 50 persen dari total harga, kemudian sisanya bisa dibayar secara cicilan sebanyak 4 kali dari tanggal barang diterima oleh perusahaan Anda.
Kami sangat berharap untuk bisa menerima pemesanan dari perusahaan Saudara. Kami kain jika Saudara memesan produk dari perusahaan kami, kedua belah pihakakan mendapatkan keuntungna yang besar.

Atas perhatian dan kerjasama Saudara, kami ucapkan terima kasih.
Hormat Kami, PT. Cetar Membahana

Contoh Surat Niaga Permintaan

TOKO NANA JAYA
Jl. Panglima No 25

No : 11/SPM/PMT/2016 Nganjuk, 15 Oktober 2022
Perihal : Permintaan Penawaran
Kepada Yth.
PT MAJU TERUS
Jln. Sudirman No 16
Kediri

Dengan Hormat,
Kami beritahukan kepada PT. MAJU TERUS, bahwa kami ingin memperluas usaha dagang kami dalam bidang elektronik aitu AC merk Panasonic.

Perlu diketahui bahwa konsumen di Toko kami semakin meningkat. Akan tetapi, Toko kami belum dapat memenuhi permintaan calon pembeli yang membutuhkan AC terutama merk Panasonic.

Berkenaan dengan hal tesebut, dengan ini kami mohon PT MAJU TERUS mengirimkan daftar harga dan brosur AC merk Panasonic yang disertai keterangan-keterangan berikut ini:
1.) Syarat pembayaran
2) syarat penyerahan barang
3) Syarat pengiriman barang
4) Diskon yang Saudara berikan
Demikian surat permintaan penawaran ini kami buat, semoga kedua belah pihak mendapatkan keuntungan. Atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih.

Hormat Kami,
TOKO NANA JAYA
Ratna Binti Nur K.

Contoh surat Niaga Penangguhan Pembayaran

PT. DEVELOPER SOFTWARE
Jl. Buntu No. 202
Jakarta Pusat

Jakarta, 13 Maret 2022
Nomor : 45/IM/IV/2022
Hal : Waktu Pembayaran

Kepada
CV Grobakz Seo Team
Jl. Maju Terus
Purwokerto

Dengan hormat,
Membalas surat Saudara Nomor: 203/EM/V/2018 tertanggal 10 Maret 2018 perihal penangguhan pembayaran telah kami terima dengan penuh perhatian.

Setelah membaca surat tersebut, dengan segala pertimbangan kami beritahukan bahwa kami akan memberikan waktu pembayaran untuk faktur Nomor: 210/EM/IV/2018 sebesar Rp 20.000.000 (dua puluh juta rupiah) atas pembelian barang-barang elektronik. Kami berikan kebijakan untuk melunasi pembayaran dalam jangka waktu 2 minggu dari waktu yang telah ditentukan.

Atas perhatian Saudara, kami sampaikan terima kasih.
Hormat Kami,
PT. Developer Software

Itulah penjelasan singkat yang dapat saya sampaikan terkait pengertian surat niaga serta jenis jenisnya. Sebenarnya masih ada banyak sekali contoh surat niaga yang ingin saya terangkan selain 3 macam di atas. Tapi, berhubung keterbatasan waktu saya putuskan untuk melajutkannya pada artikel berikutnya saja. Semoga setelah membaca artikel ini kalian bisa membuat surat niaga sendiri dengan baik dan benar.